Behandlingsansvarlig
Filmreaktor AS, org.nr. 988 770 914, Thorvald Meyers gate 2A, 0555 Oslo.
Kontakt om personvern: Tor Olav Mørland, tor.olav.morland@filmreaktor.no.
Hva siden brukes til
- Vise ansatte og frilansere hvem som sitter hvor, hva som skjer på huset og egen arbeidsplan.
- Koordinere oppstart og avslutning (sjekklister for tilganger, utstyr og opplæring).
- Dokumentere gjennomført sikkerhetsopplæring og signert taushetserklæring.
- Dele interne innlegg fra Viva Engage og Teams-kanalen General med ansatte.
Hvilke opplysninger, og hvor de kommer fra
| Opplysninger | Kilde | Hvem ser dem |
|---|
| Navn, e-post, rolle (ansatt/gjest), gruppemedlemskap, innloggingsøkter (tidspunkt, IP-adresse, nettleser) | Microsoft 365-innloggingen | Systemet; admin ved innsyn |
| Hvem som sitter i hvilket rom, prosjekt | BELEGG-arket i Microsoft 365 | Ansatte (gjester ser bare navn) |
| Arbeidsplan (online/lyd) | Lydplanen i Microsoft 365 | Den det gjelder; ansatte 2 uker; admin 8 uker |
| Kalenderhendelser og bursdager | Felleskalenderen | Ansatte (gjester ser bursdager) |
| Sjekklister for nye/sluttende, med initialer på den som krysset av | Registrert på siden | Drift/IT og admin |
| Sikkerhetsopplæring: svar, poeng, tidsbruk, tidspunkt, IP-adresse, nettleser | Registrert på siden | Admin |
| Taushetserklæring: selskap, rolle, tidspunkt, IP-adresse, nettleser, versjon, fingeravtrykk av teksten | Registrert på siden | Admin |
| Innlegg fra Engage og Teams (forfatter, tekst, lite profilbilde) | Microsoft 365 | Ansatte |
Behandlingsgrunnlag
- Visning av belegg, planer og kalender, og sjekklister: berettiget interesse i å drive og organisere arbeidet (GDPR art. 6 nr. 1 f), og for ansatte arbeidsavtalen (art. 6 nr. 1 b).
- Sikkerhetsopplæring og taushetserklæring: berettiget interesse i informasjonssikkerhet og i å oppfylle sikkerhetskrav fra kunder (art. 6 nr. 1 f), og avtalen med den enkelte (art. 6 nr. 1 b).
Hvor dataene lagres
Cloudflare (databehandler) driver siden. Alt siden lagrer, ligger i én database som er låst til EU (Cloudflare D1 med jurisdiksjon «eu»). Microsoft (databehandler) er kilden for arkene, kalenderen, Engage og Teams, og for innloggingen. Ingen opplysninger selges eller deles med andre.
Hvor lenge
Siden vet ikke når noen slutter, men den vet når du sist logget inn: når du slutter, fjernes Microsoft-kontoen din og du slutter å logge inn. Fristene regnes derfor fra siste innlogging, og slettingen skjer automatisk én gang i døgnet.
| Hva | Lagringstid |
|---|
| Innloggingsøkter | Utløper etter 30 dager uten bruk; ny Microsoft-innlogging kreves hver 7. dag |
| Brukerkonto på siden (navn, e-post, rolle) | 6 måneder etter siste innlogging |
| Sikkerhetsopplæring | 6 måneder etter siste innlogging |
| Taushetserklæring | 12 måneder etter siste innlogging |
| Sjekklister for nye/sluttende | 6 måneder etter oppstarts-/sluttdato |
| Visningsdata (belegg, plan, kalender, innlegg) | Hentes på nytt hvert 10. minutt; profilbilder caches i 7 dager |
Dine rettigheter
Du kan be om innsyn i, retting av og sletting av opplysninger om deg, og protestere mot behandlingen. Kontakt Tor Olav Mørland (tor.olav.morland@filmreaktor.no). Vi kan hente ut alt siden har lagret om deg som en fil, og slette det. Opplysninger som kommer fra Microsoft 365 (for eksempel navnet ditt i BELEGG), rettes der. Du kan også klage til Datatilsynet.